Porządkowanie dokumentów elektronicznych: strategie dla papierowej i cyfrowej dokumentacji

Posted By coffeenow.pl on gru 24, 2020 |

Organizacja papierowej i cyfrowej dokumentacji

Dokumentacja to podstawa każdej działalności, ale również ta elektroniczna może się sparzyć. W dzisiejszych czasach ilość danych, którymi zarządzają zarówno firmy, jak i osoby prywatne jest ogromna. Dlatego tak ważne jest ich systematyczne porządkowanie. W tym artykule przedstawimy proste strategie zarządzania papierową i cyfrową dokumentacją.

1. Papierowa dokumentacja

Krok po kroku porządkowanie dokumentów papierowych

– Rozpocznij od zrobienia stanu istniejącej dokumentacji i jej podziału na kategorie.
– Wybierz system przechowywania, który będzie odpowiadał Twoim potrzebom, uwzględnij ilość przechowywanych dokumentów oraz przewidywany wzrost tej ilości.
– Utwórz strukturę segregatorów i przygotuj etykiety, które dokładnie opiszą zawartość każdego segregatora.
– Sprawdź, czy dokumenty są kompletne, a w razie potrzeby uzupełnij je.
– Zadbaj o systematyczne przeglądanie dokumentów i ich archiwizowanie.

2. Elektroniczna dokumentacja

Jak posprzątać dokumenty elektroniczne

– Przede wszystkim udziel uprawnienia dostępu do dokumentów tylko wybranym osobom, co pozwoli na uniknięcie nieuprawnionego dostępu do poufnych informacji.
– Sformatuj nazwy plików i utwórz spójną strukturę folderów, aby miała ona logiczny układ i była łatwa do ogarnięcia.
– Wykorzystaj chmurę lub serwer, w którym możesz bezpiecznie przechowywać swoje dokumenty w sieci, aby mieć do nich dostęp niezależnie od miejsca pobytu.
– Usuń zbędne dokumenty oraz te, których okres przechowywania już minął. Wykorzystując programy do automatyzacji, możesz planować automatyczne kasowanie dokumentów o określonym wieku.
– Zmień tryb myślenia i zacznij cyfrowo uzgadniać i podpisywać dokumenty. Możesz wykorzystać transparentne narzędzia w celu podpisywania dokumentów.

Podsumowanie

W dzisiejszych czasach systematyzacja papierowej i cyfrowej dokumentacji jest ważna, aby móc skutecznie zarządzać danymi w firmie lub dla celów osobistych. Niezależnie od tego, czy jesteś papierowym twardzielem czy cyfrowym geekiem, te proste strategie pomogą Ci zapanować nad papierowymi i elektronicznymi zaległościami i uniknąć chaosu w bazie danych.